Сколько задач помещается в один день

Коротко. Восьмичасовой рабочий день почти никогда не означает восемь часов на задачи. После встреч, переписки и неизбежных мелочей на сосредоточенную работу остаётся четыре-пять часов, то есть восемь-десять отрезков по 30 минут. Если планировать день в таких фокус-блоках, план перестаёт разваливаться к обеду. Ниже — калькулятор, который посчитает ёмкость вашего дня и покажет, помещается ли в неё список на сегодня.

Почему план на день почти всегда не выполняется

Знакомая картина: утром список из восьми пунктов выглядит разумно, в шесть вечера из него сделано три, а остальное с чувством вины переезжает на завтра. Обычно в этом винят прокрастинацию или слабую дисциплину. На деле чаще виновата арифметика.

У этой ошибки есть название — ошибка планирования. Даниэль Канеман и Амос Тверски описали её ещё в 1979 году: мы систематически недооцениваем время на собственные задачи, даже когда прекрасно помним, что в прошлый раз тоже не успели. В известном эксперименте Роджера Бюлера и коллег студенты прогнозировали, что закончат дипломную работу в среднем за 34 дня. На деле ушло в среднем 55 дней, и в собственный прогноз уложилась меньше чем треть участников.

С планом на день происходит то же самое, только быстрее. Мы оцениваем задачу так, будто будем делать её без перерывов, в идеальном состоянии и с первого раза. И забываем о трёх вещах:

1. Встречи съедают больше своего времени. Часовой созвон — это ещё десять минут на подготовку, десять на то, чтобы записать договорённости, и время, чтобы снова включиться в работу.
2. Мелочи никто не планирует, но они случаются каждый день. Почта, вопросы коллег, срочная правка, звонок из банка. Даже если каждая занимает пять минут, вместе они легко набирают час.
3. Сосредоточенность не бесконечна. Мало кто может восемь часов подряд писать отчёт или код с одинаковым качеством.

Хорошая новость: всё это можно учесть заранее. Для этого нужна единица измерения удобнее, чем «задача».

Фокус-блок: единица, в которой удобно считать день

Задачи бывают разного размера. «Позвонить подрядчику» и «подготовить квартальный отчёт» — обе строчки в списке, но первая занимает пять минут, а вторая — полдня. Поэтому считать план в задачах бесполезно: восемь задач могут занять и два часа, и два дня.

Удобнее считать в фокус-блоках — отрезках примерно по 30 минут сосредоточенной работы. Такой блок достаточно короткий, чтобы честно оценить, сколько их нужно, и достаточно длинный, чтобы успеть что-то сделать. Полчаса — ещё и естественный шаг рабочего календаря, так что блоки легко сопоставлять со встречами.

Правило оценки простое: задача занимает столько блоков, сколько получилось бы у вас в обычный день, а не в лучший. Если не уверены, округляйте вверх. Задачу больше шести блоков (три часа) лучше разбить на части — в одну сессию она всё равно, скорее всего, не поместится.

Как посчитать ёмкость своего дня

Ёмкость дня — это количество фокус-блоков, которые у вас реально есть на задачи. Считается она в три шага:

1. Возьмите длину рабочего дня. Не ту, что в трудовом договоре, а ту, в которую вы готовы работать сегодня.
2. Вычтите встречи и созвоны по календарю. Если после каждой встречи вам нужно время прийти в себя, прибавьте к ней 10–15 минут.
3. Оставьте запас на неожиданное. Для большинства людей это 20–30% оставшегося времени. Если у вас много входящих запросов, смело ставьте 40%.

То, что осталось, поделите на 30 минут — это и есть ёмкость. Дальше сложите оценки задач, которые хотите сделать сегодня, и сравните с ёмкостью. Попробуйте на своих цифрах:

Если калькулятор показывает перегруз — это не повод работать дольше. Это повод принять решение сейчас, пока у вас есть силы выбирать, а не вечером, когда за вас выберет усталость.

Что делать, если план не помещается

Сначала выберите главную задачу дня — ту, закончив которую вы будете считать день удачным, даже если больше ничего не успеете. Её блоки ставятся в план первыми. Потом по очереди задайте каждой оставшейся задаче три вопроса:

• Можно ли её сделать меньше? Черновик вместо финальной версии, первые два раздела вместо всего документа.
• Можно ли её перенести без последствий? Если у задачи нет жёсткого срока на сегодня, скорее всего, можно.
• Можно ли её не делать вовсе? Удивительно много задач живут в списке только потому, что однажды туда попали.

Хороший ориентир — план загружен на 70–85%. Меньше — вы, вероятно, недооцениваете свои возможности. Больше — план сработает, только если за день ничего не случится, а так бывает редко.

Как это устроено в Ritodo

Ritodo построен вокруг того же принципа. Утреннее планирование — это короткий мастер из шести шагов:

1. Разобрать то, что не успели вчера, и перенести только актуальное.
2. Добавить задачи из плана недели.
3. Указать ёмкость дня в фокус-блоках по 30 минут.
4. Выбрать главную задачу дня.
5. При желании — дополнительную, чтобы было на что переключиться.
6. Распределить блоки между задачами и начать день.

Ritodo не сохранит план, в котором сумма оценок больше ёмкости дня. Это не ограничение ради ограничения: если план не влезает утром, вечером он не влезет тем более. На экране «Сегодня» главная задача всегда наверху, а в работе одновременно может быть только одна задача — об этом подробнее в статье о цене переключений.

Частые вопросы

А если у меня весь день встречи?

Тогда ёмкость будет два-три блока, и это нормальный результат. В такой день честнее запланировать одну небольшую задачу и выполнить её, чем три большие и не начать ни одну. Если такие дни повторяются, это сигнал пересмотреть календарь, а не план.

Почему именно 30 минут, а не 25 минут, как в «помидоре»?

Разница непринципиальна. Блок по 30 минут удобнее складывать со встречами в календаре и проще переводить в часы. Внутри блока можно работать хоть по технике «Помидора» — это вопрос вашего ритма, а не планирования.

Как научиться точнее оценивать задачи?

Записывайте оценку заранее и смотрите, сколько ушло на самом деле. Через пару недель вы увидите свой личный коэффициент — у большинства людей он от 1,3 до 2. Затем просто умножайте на него первую оценку. В Ritodo для этого есть таймер и учёт времени по задачам.

Нужно ли планировать отдых?

Да, если без этого вы его пропускаете. Запас на неожиданное в калькуляторе — это не отдых, а время на то, что всё равно случится. Обед и перерывы лучше исключить из рабочего дня сразу.