Повторяющиеся задачи: как настроить регулярные дела и не создавать их вручную
Как работают периодические задачи: шаблон, расчёт от срока или выполнения, пропуск опозданий. С тренажёром и примерами.
копирования
Коротко. Регулярные дела — платёж за аренду, показания счётчика, отчёт в конце месяца — не нужно создавать вручную каждый раз. Достаточно один раз описать правило, и после закрытия текущей задачи планировщик сам рассчитает срок следующей. Главное — понимать три вещи: от чего считается срок, что делать с опозданием и когда задаче появляться в списке.
Почему повторяющиеся дела ломают списки
Есть два плохих способа вести регулярные дела. Первый — помнить: платёж «как-нибудь» забывается на третий месяц. Второй — завести двенадцать копий задачи на год вперёд. Список забивается шумом, а когда вы переносите одну дату, остальные одиннадцать остаются неверными.
В Ritodo вы создаёте не сами задачи, а шаблон периодической задачи. Шаблон не лежит в общем списке: он хранит правило и порождает обычные задачи по одной. Сначала есть только текущая, закрыли её — появилась следующая. Это цепочка, а не пачка заготовок.
Как устроена цепочка
В шаблоне вы один раз заполняете название, описание, проект, теги, важность, сложность, оценку и вложения. Из него в каждую новую задачу копируется ровно это — комментарии и история не переносятся.
Дальше работает простое правило: одновременно открыта только одна задача шаблона. Её закрытие запускает расчёт. Закрытием считается «Готово», «Не актуальна» и даже удаление: если вы убрали задачу, значит этот цикл для вас закончился, и Ritodo не будет ждать её вечно.
Созданная задача после появления живёт своей жизнью. Переименовали, перенесли срок, сменили проект — шаблон и будущие задачи от этого не меняются. Чтобы изменить график всей цепочки, правят сам шаблон, и новые настройки действуют только на будущие задачи.
Повторение: день, неделя, месяц, год
Период задаётся числом и единицей: каждые 3 дня, каждые 2 недели, каждый месяц, каждый год. Для месяцев и лет используется календарь, а не «30 дней»:
- 15 января + 1 месяц → 15 февраля;
- 31 января + 1 месяц → 28 февраля (последний день месяца);
- 29 февраля + 1 год → 28 февраля.
Важная деталь: число месяца берётся от опорного срока, а не от предыдущего. Поэтому отчёт «31-го числа» идёт так: 31 января → 28 февраля → 31 марта, а не 28 марта.
От исходного срока или от выполнения
Это самая важная настройка, и она описывает разные ситуации.
От исходного срока подходит, когда у дела есть своё расписание независимо от вас: оплата аренды 5-го числа, сдача отчётности, ежемесячные показания. Задача была на 1 марта, повторяется каждый месяц — следующая будет на 1 апреля, даже если вы закрыли её 10 марта. Ритм сохраняется.
От даты выполнения подходит, когда интервал важен после действия: полить цветы через неделю после полива, сменить фильтр через полгода после замены, позвонить клиенту через месяц после разговора. Выполнили 10 марта, период месяц — следующая будет 10 апреля.
Простое правило выбора: если дедлайн назначает календарь, выбирайте исходный срок; если вы сами должны выдержать паузу, выбирайте дату выполнения.
Что если вы сильно опоздали
Допустим, срок был 1 января, период — месяц, а закрыли вы задачу только 20 марта. Честный календарь предложил бы три просроченные копии: на 1 февраля, 1 марта и 1 апреля. Ritodo так не делает.
Прошедшие периоды пропускаются, и создаётся только ближайший будущий срок — 1 апреля. Вы не получаете горку просроченных дел, которые нужно закрывать по одному, чтобы список снова стал чистым. Это относится к режиму «от исходного срока»: в режиме «от выполнения» срок и так отсчитывается от сегодняшнего дня.
Когда задача должна появиться
Вторая настройка — момент создания.
Сразу после закрытия предыдущей. Следующая задача появляется немедленно со сроком, который рассчитан по правилам выше. Удобно для коротких интервалов: ежедневных и еженедельных дел.
За N дней до срока. Следующий срок известен заранее — 20 декабря, а задача появится 15 декабря, если выбрано «за 5 дней». До этого в карточке шаблона написано: «Следующий дедлайн: 20 декабря. Задача будет создана: 15 декабря». Так список не заполняется делами, до которых ещё месяцы. Если нужная дата уже прошла, задача создаётся сразу, а кнопка «Создать сейчас» позволяет не ждать.
Пауза и окончание
Шаблон можно приостановить: например, на время отпуска. Если вы закроете текущую задачу в это время, следующий срок всё равно рассчитается и запомнится, но задача не появится. После возобновления цепочка продолжится: просроченное создаётся сразу, остальное — в положенный день.
Повторение может быть без окончания, до даты или после N повторений. Закончившийся шаблон получает статус «Завершён» и остаётся в списке вместе с историей, ничего не удаляется само.
Три живых примера
Проверить почту каждый день
Классическая ошибка — завести «Разобрать почту» на неделю вперёд. В списке семь одинаковых задач, и каждая день за днём напоминает о том, что вы не сделали. Здесь нужно другое: одна задача, которая сама появляется на следующий день, как только вы закрыли сегодняшнюю.
Настройка: повторять каждый 1 день, считать от исходного срока, создавать сразу после закрытия, срок первой задачи — сегодня.
Вы закрыли «Разобрать почту» — тут же в списке появляется новая, со сроком на завтра. Пропустили три дня? Копии за вчера и позавчера не накопятся: после закрытия задача получит срок на ближайший будущий день. В списке всегда ровно одна почтовая задача, а не хвост долгов.
Передать показания счётчика
Здесь срок диктует не вы, а управляющая компания: показания нужно передать до 25-го числа каждого месяца. Настройка: каждый 1 месяц, от исходного срока, создавать за 5 дней до срока, срок первой задачи — ближайшее 25-е.
Передали показания 22 сентября — Ritodo уже знает, что следующий срок 25 октября, а задача появится 20 октября. До этого она не мозолит глаза, а в карточке шаблона видно: «Следующий дедлайн: 25 октября. Задача будет создана: 20 октября». Если забыли про неё до 3 ноября, тоже ничего страшного: просроченный октябрь закроется, а следующий срок будет 25 ноября.
Дни рождения
Здесь повторение раз в год, а ждать момента, когда «пора вспомнить», не нужно — задача появляется заранее. Настройка: каждый 1 год, от исходного срока, создавать за 14 дней до срока, срок первой задачи — ближайший день рождения.
За две недели в списке возникает «Поздравить маму и выбрать подарок»: хватит времени заказать подарок. В описание шаблона удобно положить идею подарка или ссылку на магазин, он скопируется в каждую задачу. Если дата — 29 февраля, в невисокосные годы напоминание придёт на 28 февраля. Для каждого близкого человека делайте отдельный шаблон: дат у них разные, а история покажет, что вы дарили в прошлые годы.
Другие настройки
- Показания счётчика до 25-го — каждый месяц, от исходного срока, создавать за 5 дней до срока.
- Оплата аренды — каждый месяц, от исходного срока, за 3 дня до срока.
- Сменить фильтр для воды — каждые 6 месяцев, от даты выполнения, сразу.
- Подготовка к планёрке — каждые 2 недели, от исходного срока, сразу.
- Полить растения — каждые 3 дня, от даты выполнения, сразу.
- Годовая декларация — каждый год, от исходного срока, за 30 дней до срока.
Тренажёр: предскажите следующий срок
Проверьте, что вы поняли правила. В режиме «7 задач» нужно предсказать следующий срок или день создания; после ответа тренажёр объяснит, почему получилось именно так. В «Песочнице» можно подставить собственные даты и увидеть, какие периоды будут пропущены.
Тренажёр
Предскажите следующий срок
Задача 1 из 8 · Показания счётчика
Срок был 1 января, повторение — раз в месяц, считать от исходного срока. Показания отправили только 20 марта.
История и статистика
У каждого шаблона есть история: все созданные из него задачи с номерами, сроками и итогом («TASK-125 • Готово • дедлайн 01.09 • выполнено 31.08»). Рядом — статистика: сколько создано, выполнено вовремя и с опозданием, сколько признано неактуальными или удалено. По ней хорошо видно, не пора ли пересмотреть правило: если дело стабильно закрывается с опозданием, возможно, срок стоит сдвинуть или создавать задачу раньше.
Частые вопросы
Что будет, если вручную перенести срок созданной задачи?
Срок этой задачи изменится, но ритм шаблона — нет. Если исходный срок был 15 января и вы перенесли задачу на 20-е, следующая всё равно будет 15 февраля.
Что если снова открыть закрытую задачу?
Цикл не откатывается. Следующая задача уже рассчитана или создана и остаётся как есть.
Удалится ли история, если удалить шаблон?
Шаблон исчезнет, и новые задачи создаваться не будут. Все уже созданные задачи останутся обычными задачами без изменений.
Могут ли задачи создаться дважды?
Нет. Для каждого периода шаблон хранит отдельную запись, и повторный запуск фонового процесса не создаст копию. Если сервис был недоступен в день создания, задача появится после восстановления.
А если у меня десяток регулярных дел?
Заведите по шаблону на каждое и создавайте задачи заранее, за несколько дней. Тогда в списке видны только те, до которых действительно близко. Распределить их по дням поможет расчёт ёмкости дня, а выбрать главное из появившегося — упражнение по приоритетам.