Цена переключения между задачами

Коротко. Каждый раз, когда вы бросаете одну задачу ради другой, мозгу нужно время, чтобы вернуться. По отдельности это несколько минут, но при восьми-десяти переключениях в день набегает час-полтора — почти целый рабочий день в неделю. Ниже — калькулятор, который посчитает ваши потери, и несколько приёмов, которые помогают их сократить без героических усилий.

Что на самом деле происходит при переключении

Кажется, что переключение мгновенное: закрыли документ, открыли почту — и готовы. Но исследования внимания показывают, что это не так.

Психологи Джошуа Рубинштейн, Дэвид Мейер и Джеффри Эванс в 2001 году измерили, как люди переключаются между задачами разной сложности. Каждое переключение стоило времени, и чем сложнее и незнакомее была задача, тем дороже обходился переход. Американская психологическая ассоциация, пересказывая эту работу, отмечает, что даже короткие переключения могут съедать до 40% продуктивного времени.

Софи Лерой из Вашингтонского университета описала ещё один эффект — остаток внимания. Когда вы переходите к новой задаче, не закончив предыдущую, часть мыслей остаётся с ней. Вы уже читаете письмо, но всё ещё думаете о недописанном абзаце — и хуже справляетесь с обоими.

А Глория Марк из Калифорнийского университета в Ирвайне годами наблюдала за работой людей в офисах и обнаружила, что они переключаются между задачами каждые несколько минут, а к прерванной работе нередко возвращаются лишь через 20 минут и больше.

Важно понимать: цифры из исследований — не точная цена вашего переключения. Она зависит от задачи, от вашего опыта и от того, насколько глубоко вы были погружены. Поэтому в калькуляторе ниже время возврата можно настроить самостоятельно.

Посчитайте свои потери

Вспомните вчерашний день и честно ответьте: сколько раз вы переключались с одной задачи на другую? Считаются не только новые задачи, но и «быстро глянуть в мессенджер», «ответить на одно письмо», «посмотреть, что там с тем вопросом». По умолчанию в калькуляторе стоят консервативные значения: восемь переключений и десять минут на возврат.

Даже при осторожной оценке выходит заметная цифра. И это только время на возврат — без учёта того, что после переключения работа часто идёт медленнее и с большим количеством ошибок.

Какие переключения самые дорогие

Не все переключения одинаковы. Дороже всего обходятся:

• Переходы между разными типами работы. Из глубокой работы (текст, код, анализ) в реактивную (почта, чаты) и обратно. Ответить на пять писем подряд дешевле, чем по одному письму каждые полчаса.
• Брошенная на середине сложная задача. Если вы прервались в момент, когда держали в голове всю структуру, её придётся собирать заново.
• Переключения без записи, где вы остановились. Возвращаясь, вы тратите время на то, чтобы вспомнить, что уже сделано и что было следующим шагом.
• Незаметные переключения. «Я на секунду» — самые коварные: вы их не считаете, но они происходят десятки раз в день.

Пять приёмов, которые работают

1. Одна задача в работе. Определите, какая задача сейчас текущая, и держите в работе только её. Когда появляется что-то новое, либо делайте его вместо текущего (осознанно), либо записывайте на потом.
2. Группируйте реактивную работу. Выделите два-три окна в день на почту и мессенджеры. Между ними отключите уведомления — мир почти никогда не рушится за полтора часа.
3. Оставляйте себе записку. Прерываясь, запишите одной строкой, что делаете и какой следующий шаг. Это занимает двадцать секунд и экономит минуты на возврате.
4. Отделяйте жёсткие сроки от пожеланий. Многие переключения случаются потому, что всё кажется срочным. Если у задачи мягкий срок, она может подождать до конца вашего фокус-блока.
5. Планируйте в блоках. Когда день разбит на отрезки по 30 минут и у каждого есть задача, переключение становится видимым решением, а не случайностью. Как посчитать такие блоки, мы рассказывали в статье о ёмкости дня.

Как это устроено в Ritodo

Ritodo устроен так, чтобы переключения были осознанными. На экране «Сегодня» в работе может быть только одна задача. Если вы начинаете другую, предыдущая автоматически возвращается в план — не теряется и не остаётся «висеть» в работе. То же правило работает и для таймера: если вы засекаете время на новую задачу, предыдущий таймер останавливается, а накопленное время сохраняется.

Новую мысль или просьбу можно записать с любого экрана, не бросая текущую задачу, — по клавише N открывается окно создания задачи. А радар сроков на экране «Сегодня» разделяет жёсткие и мягкие сроки: просроченными считаются только жёсткие, поэтому пожелание «хорошо бы к пятнице» не выглядит как пожар.

Частые вопросы

Разве многозадачность — это не навык?

Когда одна из задач автоматическая (слушать подкаст и мыть посуду) — да. Когда обе требуют внимания, мозг не делает их одновременно, а быстро переключается между ними. Люди, которые считают себя хорошими в многозадачности, по исследованиям обычно не быстрее остальных.

Что делать, если работа — это отвечать на запросы?

Тогда переключения и есть работа, и их не нужно искоренять. Но и в этом случае полезно выделить хотя бы один-два блока в неделю на задачи, требующие сосредоточенности, и защитить их так же, как важную встречу.

Как понять, сколько я переключаюсь на самом деле?

Проведите один день с листком бумаги и ставьте отметку каждый раз, когда меняете задачу. Большинство людей удивляется результату: реальных переключений обычно в два-три раза больше, чем кажется.